Tips og tricks til debitorintegrationen

Her finder du tips og tricks til FBS debitorintegrationen. Oversigten over tips og tricks vil blive opdateret i forbindelse med udsendelsen af nyhedsbrevet for Bibliotekernes Data og It, som du kan tilmelde dig på siden her.

Idriftsættelsesdato, skæringsdato og manuel inddrivelse

Når man idriftsætter integrationen mellem FBS og debitorsystemet, vil alle mellemværender der oprettes fremadrettet automatisk blive overført til debitorsystemet. Dvs. at hvis man eksempelvis går i drift 01.11.2021, så overføres alle mellemværender, der opstår i FBS efter 01.11.2021 til debitorsystemet. Det er dog også muligt at sætte skæringsdatoen tilbage i tiden, f.eks. til 01.01.2021. Hvis man gør det, vil alle gebyrer og erstatninger, der endnu ikke er betalt, blive overført til debitor for hele 2021.

Hvis man samtidigt selv manuelt overfører mellemværender til debitor, skal man være opmærksom på at åbne mellemværender, der manuelt er overført til debitor, vil blive overført igen, medmindre de står i status ”sendt til inddrivelse”.

Datakvalitet og overførsel af mellemværender

Det er en god idé at sikre sig, at alle lånere fremover oprettes med så korrekte og brugbare informationer som muligt i forhold til overførsel til debitor.

Det betyder, at man bør sikre sig at:

• Alle personlånere så vidt muligt oprettes med et CPR-nummer
• Alle mindreårige så vidt muligt bliver registrerede med en økonomisk ansvarlig, der har et CPR-nummer
• Alle virksomhedslånere så vidt muligt registreres med et CVR-nummer og et P-nummer (hvis relevant) - og EAN-nummer

Hvis man påtænker at sætte skæringsdatoen tilbage i tiden, er det endvidere en god ide at sikre sig, at oplysningerne om de lånere, der allerede har mellemværender i FBS også er så korrekte som mulige. I release 1.25.1 blev der indført mulighed for at udtrække CPR-nr, CVR-nr osv. for lånere med mellemværender under F5→Mellemværende→Søg mellemværende i et regneark, se evt. releasenote eller brugervejledning. Dette kan f.eks. anvendes til at fremsøge lånere med mellemværender i den relevante periode og finde dem, der ikke har et CPR-nr.

Mellemværender på erstatningsCPR-numre

I en release (planlagt til 27. april) indføres der funktionalitet til at danne et erstatningsCPR-nr ud fra lånerens fødselsdato, samt mulighed for at angive fødselsdato for økonomisk ansvarlige, begge dele med henblik på at overføre disse mellemværender til debitor. Da det har vist sig, at mellemværender på erstatnings CPR-numre ikke umiddelbart kan indlæses automatisk i Prisme, bliver der også indført mulighed for at slå overførsel af mellemværender på erstatningsCPR-numre fra.

Hvis man vælger at slå overførslen til, og man har personlånere eller økonomisk ansvarlige der ikke har et CPR-nummer (f.eks. udenlandske lånere) bør man sikre sig, at fødselsdato og navn/adresse er så korrekte som muligt.

Derudover bør man være opmærksom, at hvis der findes et mellemværende på en personlåner med et erstatningsCPR-nr i FBS, så bliver mellemværendet overført til debitor med dette erstatningsCPR-nr og adresse oplysninger på låneren fra FBS, og bliver liggende som sådan i debitor. Det er en god løsning, hvis låneren reelt ikke har et CPR-nr og fx. er udlænding. Men hvis det i stedet skyldes, at man mangler at få opdateret FBS med rigtige CPR-numre, så vil en opdatering af CPR-nummeret i FBS,kun få indflydelse på fremtidige mellemværender.